Resposta rápida
Emitente e destinatário são obrigados a guardar o XML da NF-e pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de 5 anos contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte à emissão (mais, se houver fiscalização ou parcelamento em andamento). As notas recebidas podem ser baixadas da SEFAZ com o certificado digital, em até 90 dias. No fechamento do mês, o contador costuma pedir os XMLs de saída e de entrada, os eventos (cancelamentos, cartas de correção) e as inutilizações.
Toda nota fiscal eletrônica é, na verdade, um arquivo XML assinado e autorizado pela SEFAZ. O PDF (DANFE) é só a versão para imprimir. É o XML que você precisa guardar, e é ele que o contador usa para apurar os impostos. Este guia mostra o prazo de guarda, como conseguir os XMLs das notas recebidas e o que entregar no fechamento do mês.
Regras conferidas em 08/10/2026 no Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula décima) e no Código Tributário Nacional.
Quem precisa guardar o XML
O Ajuste SINIEF 07/05 obriga a manter a NF-e em arquivo digital:
- o emitente, para as notas que emite;
- o destinatário, para as notas que recebe (quem não emite NF-e pode guardar só o DANFE).
A guarda pode ser feita fora da empresa, em nuvem ou com terceiros, desde que o arquivo esteja disponível quando o fisco pedir.
Por quanto tempo guardar
O ajuste remete ao prazo da legislação tributária, que vem do CTN:
- o fisco tem 5 anos para lançar o imposto, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da operação (art. 173);
- os documentos devem ser guardados até esse prazo terminar (art. 195).
| Nota emitida em | Guardar até, no mínimo |
|---|---|
| Março de 2026 | 31/12/2031 |
| Dezembro de 2026 | 31/12/2031 |
Se houver fiscalização, processo ou parcelamento envolvendo o período, guarde até o encerramento.
Como baixar o XML das notas recebidas
Quando um fornecedor emite uma nota contra o seu CNPJ, você pode baixá-la direto da SEFAZ, sem depender de ele mandar o arquivo:
- O seu sistema consulta o serviço de distribuição de documentos da SEFAZ com o certificado digital do seu CNPJ.
- Primeiro chega um resumo da nota.
- Você faz a manifestação (ciência da operação ou confirmação) e o XML completo é liberado.
As notas ficam disponíveis por 90 dias depois de chegarem ao ambiente nacional. Por isso vale baixar com frequência, e não só no fechamento do mês.
O que o contador pede no fechamento do mês
| Item | Por quê |
|---|---|
| XMLs das notas emitidas (NF-e e NFC-e) | Apuração do imposto sobre as vendas |
| XMLs das notas recebidas | Crédito de ICMS e entrada de estoque |
| Eventos: cancelamentos e cartas de correção | A nota cancelada não pode entrar na apuração |
| Inutilizações de numeração | Explicam os números que faltam na sequência |
| Relatório de vendas por CFOP e estado | Confere DIFAL e vendas interestaduais |
| Guias de DIFAL e GNRE pagas | Comprovam o recolhimento ao estado de destino |
| Extratos de repasse dos marketplaces | Conferem receita, comissões e tarifas |
| Notas de devolução | Ajustam a receita e o estoque |
Se você vende em marketplace para outros estados, veja também DIFAL e GNRE e CFOP de venda em marketplace.
Boas práticas
- Não dependa só do emissor do marketplace. Baixe os XMLs das notas emitidas por ele (no Full, por exemplo) e guarde junto com os outros.
- Guarde os eventos junto com a nota. Um XML sem o cancelamento parece uma venda válida.
- Combine uma data fixa de envio ao contador, como o dia 2 de cada mês.
- Tenha cópia fora do ERP. Se trocar de sistema, os XMLs precisam continuar com você pelos 5 anos.
Onde o wegou entra
No wegou, o fechamento do mês sai num ZIP com os XML das notas emitidas, eventos, inutilizações e notas de entrada, planilhas prontas para o Excel e o DRE do mês. Todo dia 2, o contador recebe o link por e-mail, e ele tem um acesso próprio, só de leitura e com verificação em duas etapas. A qualquer momento, você também pode exportar todos os seus dados, com todos os XMLs. Veja o financeiro do wegou.
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação do seu contador.
Preços e regras de terceiros conferidos nas páginas oficiais em 08/10/2026, sem promoções de primeira mensalidade. Podem mudar sem aviso; confira no site de cada empresa. Bling, Tiny, Olist, UpSeller e as demais marcas citadas pertencem aos seus titulares; o wegou não tem relação com eles.
Teste o wegou de graça até 300 pedidos por mês, sem cartão.