# XML da nota fiscal: quanto tempo guardar e o que mandar para o contador

> Emitente e destinatário são obrigados a guardar o XML da NF-e pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de 5 anos contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte à emissão (mais, se houver fiscalização ou parcelamento em andamento). As notas recebidas podem ser baixadas da SEFAZ com o certificado digital, em até 90 dias. No fechamento do mês, o contador costuma pedir os XMLs de saída e de entrada, os eventos (cancelamentos, cartas de correção) e as inutilizações.

- Fonte: https://wegou.com.br/blog/xml-nota-fiscal-contador/
- Publicado por: wegou (https://wegou.com.br), em 2026-10-08; atualizado em 2026-10-08
- Categoria: Nota fiscal e impostos
- Preços e regras de terceiros conferidos nas páginas oficiais em 08/10/2026

Toda nota fiscal eletrônica é, na verdade, um **arquivo XML** assinado e autorizado pela SEFAZ. O PDF (DANFE) é só a versão para imprimir. É o XML que você precisa **guardar**, e é ele que o contador usa para apurar os impostos. Este guia mostra o prazo de guarda, como conseguir os XMLs das notas recebidas e o que entregar no fechamento do mês.

Regras conferidas em 08/10/2026 no [Ajuste SINIEF 07/05](https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2005/AJ_007_05) (cláusula décima) e no [Código Tributário Nacional](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm).

## Quem precisa guardar o XML

O Ajuste SINIEF 07/05 obriga a manter a NF-e em arquivo digital:

- o **emitente**, para as notas que emite;
- o **destinatário**, para as notas que recebe (quem não emite NF-e pode guardar só o DANFE).

A guarda pode ser feita fora da empresa, em nuvem ou com terceiros, desde que o arquivo esteja disponível quando o fisco pedir.

## Por quanto tempo guardar

O ajuste remete ao prazo da legislação tributária, que vem do CTN:

- o fisco tem **5 anos** para lançar o imposto, contados a partir de **1º de janeiro do ano seguinte** ao da operação (art. 173);
- os documentos devem ser guardados até esse prazo terminar (art. 195).

| Nota emitida em | Guardar até, no mínimo |
|---|---|
| Março de 2026 | 31/12/2031 |
| Dezembro de 2026 | 31/12/2031 |

Se houver **fiscalização, processo ou parcelamento** envolvendo o período, guarde até o encerramento.

## Como baixar o XML das notas recebidas

Quando um fornecedor emite uma nota contra o seu CNPJ, você pode baixá-la direto da SEFAZ, sem depender de ele mandar o arquivo:

1. O seu sistema consulta o **serviço de distribuição de documentos** da SEFAZ com o certificado digital do seu CNPJ.
2. Primeiro chega um **resumo** da nota.
3. Você faz a **manifestação** (ciência da operação ou confirmação) e o **XML completo** é liberado.

As notas ficam disponíveis por **90 dias** depois de chegarem ao ambiente nacional. Por isso vale baixar com frequência, e não só no fechamento do mês.

## O que o contador pede no fechamento do mês

| Item | Por quê |
|---|---|
| XMLs das notas emitidas (NF-e e NFC-e) | Apuração do imposto sobre as vendas |
| XMLs das notas recebidas | Crédito de ICMS e entrada de estoque |
| Eventos: cancelamentos e cartas de correção | A nota cancelada não pode entrar na apuração |
| Inutilizações de numeração | Explicam os números que faltam na sequência |
| Relatório de vendas por CFOP e estado | Confere DIFAL e vendas interestaduais |
| Guias de DIFAL e GNRE pagas | Comprovam o recolhimento ao estado de destino |
| Extratos de repasse dos marketplaces | Conferem receita, comissões e tarifas |
| Notas de devolução | Ajustam a receita e o estoque |

Se você vende em marketplace para outros estados, veja também [DIFAL e GNRE](/blog/difal-e-gnre/) e [CFOP de venda em marketplace](/blog/cfop-venda-marketplace/).

## Boas práticas

- **Não dependa só do emissor do marketplace.** Baixe os XMLs das notas emitidas por ele (no Full, por exemplo) e guarde junto com os outros.
- **Guarde os eventos junto com a nota.** Um XML sem o cancelamento parece uma venda válida.
- **Combine uma data fixa** de envio ao contador, como o dia 2 de cada mês.
- **Tenha cópia fora do ERP.** Se trocar de sistema, os XMLs precisam continuar com você pelos 5 anos.

## Onde o wegou entra

No wegou, o fechamento do mês sai num **ZIP** com os XML das notas emitidas, eventos, inutilizações e notas de entrada, planilhas prontas para o Excel e o DRE do mês. Todo **dia 2**, o contador recebe o link por e-mail, e ele tem um **acesso próprio**, só de leitura e com verificação em duas etapas. A qualquer momento, você também pode exportar todos os seus dados, com todos os XMLs. Veja o [financeiro do wegou](/solucoes/financeiro/).

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação do seu contador.

## Perguntas frequentes

### Por quanto tempo devo guardar o XML da nota fiscal?

Pelo prazo em que o fisco ainda pode cobrar o imposto: 5 anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão (CTN, arts. 173 e 195). Se houver fiscalização, processo ou parcelamento em andamento, guarde até o encerramento.

### Preciso guardar o XML das notas que recebo?

Sim. O Ajuste SINIEF 07/05 obriga também o destinatário a manter o arquivo da NF-e. Quem não emite NF-e pode guardar só o DANFE.

### Como baixar o XML de uma nota emitida contra o meu CNPJ?

Pelo serviço de distribuição de documentos da SEFAZ, usando o certificado digital do mesmo CNPJ, normalmente por meio do seu ERP. As notas ficam disponíveis por 90 dias, e o XML completo só é liberado depois da manifestação (ciência ou confirmação da operação).

### O DANFE em PDF substitui o XML?

Não, para quem emite NF-e. O documento fiscal válido é o XML assinado e autorizado. O DANFE é só uma representação impressa para acompanhar a mercadoria.

### O que mandar para o contador todo mês?

XMLs das notas emitidas e recebidas, eventos de cancelamento e carta de correção, inutilizações, NFC-e se houver, relatório de vendas por CFOP e estado, guias de DIFAL pagas e os extratos de repasse dos marketplaces.